lørdag den 30. august 2014

Ny opdatering af 16ugersplan.dk giver mulighed for registrering af aktiviteter uden løn og bedre print

Den seneste opdatering af 16ugersplan.dk inkluderer nogle mindre rettelser til løsningen. Herunder mulighed for registrering af aktiviteter uden løn samt forbedring af printfunktionaliteten. De to rettelser er kort beskrevet nedenfor.

Registrering af aktiviteter uden løn
Det er nu muligt at bruge en ny registreringstype Ubetalt i din arbejdsplan. Registreringstypen kan benyttes til aktiviteter der ikke er lønbærende og således ikke skal indgå i den beregnede arbejdstid. Dette kan eksempelvis være ferie for timelønnede, som typisk ikke har lønnet ferie.

Sådan kan en registrering uden betaling se ud
For registreringer i arbejdsplanen med typen Ubetalt er det muligt at undlade at udfylde fra og til tidspunkter for registreringen. Det er således valgfrit om felterne efterlades blanke eller der indtastes tidspunkter. Uanset om der tastes fra og til tidspunkter indgår registreringer med registreringstypen ikke i den beregnede arbejdstid for perioden. Timesummen for den enkelte registrering af denne type er således 0,00 og den bidrager ikke til øget sum i beregning af arbejdstid perioden.

Bedre print
Printfunktionaliteten der muliggør print af den samlede plan er ændret, så der ikke længere vises logo og overskrifter i toppen af printet. Der er samtidigt indsat sideskift efter hver uge. Dette gør at samtlige uger printes ens og optimerer for at de enkelte uger ikke bliver splittet op over to sider i printet, hvis det kan undgås.

Udseendet at print i 16ugersplan.dk er afhængig af den enkelte browsers printfunktionalitet samt hvor mange ansatte der er i den enkelte plan. Efter at have testet med et et varierende antal ansatte i de mest udbredte browsere ser ændringen ud til at fungere efter hensigten. Bemærk at det fx i Internet Explorer er muligt at vælge "Vis udskrift" på printsiden og justere udskriftsstørrelsen, hvis det er vigtigt at ugerne kan vises på en side.

God fornøjelse med arbejdsplanerne! :)

fredag den 3. januar 2014

Så nemt håndteres helligdage i en arbejdplan på 16ugersplan.dk

Flere nye brugere har spurgt os hvordan helligdage indtastes på 16ugersplan.dk, så det vises rigtigt.

Svaret er ganske enkelt:
Du skal blot anføre arbejdstid for medarbejderen hvis han er på arbejde. Dette uafhængigt af om der er tale om en helligdag eller ej.

Der er altså ikke forskel på om du angiver arbejdstid på en almindelig dag eller en helligdag - hvis den ansatte skal arbejde den pågældende dag skal arbejdstiden anføres, alternativt efterlades dagen tom for medarbejderen. 16ugersplan.dk holder styr på om de enkelte dage er helligdage og beregner en forventet arbejdstid for perioden ud fra medarbejderens normtid. Dette gør det nemt at afstemme timerne for den enkelte medarbejder.

For flere detaljer om hvordan 16ugersplan.dk gør det nemt at afstemme timerne for den enkelte medarbejder kan du evt. læse mere her om automatisk beregning af arbejdstid.


tirsdag den 24. september 2013

Vises din arbejdsplan ikke på din iPhone/iPad efter opgradering til iOS7? - Find løsningen her

Nogle af vores brugere har oplevet at arbejdsplanen forsvandt fra kalenderen på  iPhone/iPad efter opgradering til iOS7. Se løsningen her.

Efter en del research og test har vi fundet en løsning på problemet med at arbejdsplanen ikke vises i kalenderen som tidligere. Der er tilsyneladende tale om et problem i iOS 7's håndtering af kalendere efter opgradering. iOS 7 får fejlagtigt markeret adressen til kalenderen med en sikkerhedsprotokollen SSL. Ved at fjerne denne markering kan kalenderen tilgås igen.

Løsning
På din iOS enhed går du under:
Indstillinger > E-mail, kontakter, kalendere > Abonnementskalendere > Vælg kalender for 16ugersplan.dk

På siden med indstillinger for kalenderen er der et felt der hedder "Brug SSL". Denne skal være slået fra.

Når markeringen er fjernet kan du gå tilbage til kalenderen, hvor kalenderdata fra arbejdsplanen nu skulle være synlige (enhenden opdaterer automatisk efter lidt tid).

God fornøjelse med 16 ugers planerne!

lørdag den 1. juni 2013

Se arbejdsplanen på eksempelvis iPad, Outlook, iPhone og andre smartphones

Med den seneste opdatering af 16ugersplan.dk er det muligt, at se 16 ugers arbejdsplanerne i kalenderen på eks. iPad, Outlook, iPhone og andre smartphones. Så er medarbejderne altid opdaterede med de seneste arbejdstider i deres egen kalender. Det er også muligt, at se planer for samtlige ansatte i kalenderen, hvilket specielt er relevant for administratoren.

16 ugers plan på iPhone
Arbejdstidskalender på smartphone
Kalenderintegrationen fungerer ved, at man blot klikker på et af de kalender links der nu sendes med under funktionaliteten "Mail 16 uger" på den enkelte plan.
Abboner på kalender ved at klikke på  link
Medarbejderen klikker blot på kalenderlinket med egne arbejdstider og vælger at abbonere på kalenderen. Herefter er arbejdstiderne synlige som vist i billedet "16 ugers plan på iPhone".

Arbejdstidskalender i Outlook
Kalenderintegration i Outlook er også enkel. Her skal man dog kopiere linket og oprette en "Internet kalender" under Funktioner->Kontoindstillinger som vist nedenfor
Abboner på kalender ved at indsætte link i ny "Internet Kalender" i Outlook
Herefter vises kalenderen som en separat kalender i oversigten der kan slås til eller fra. Arbejdstiderne kan vises ved siden af de andre indgange man måtte have i sin kalender eller som en separat kalender.
Samlet kalender vises og kan enkelt vælges til/fra.
Afsendelse af kalenderlinks
Links til kalenderintegrationen findes under funktionaliteten "Mail 16 uger" på den enkelt plan.
Udsendelse af kalenderlinks er mulig ved at vælge "Mail 16 uger"

søndag den 21. april 2013

Automatisk beregning af medarbejdernes arbejdstid gør det nemmere at afstemme din arbejdsplan

Det er nu muligt at lade 16ugersplan.dk beregne arbejdstiden automatisk for de enkelte medarbejdere. Den beregnede arbejdstid bliver vist ved oprettelse af planen, samt ved visning og redigering af planen. Det gør det enkelt at se om der er planlagt med det rigtige antal timer for den enkelte medarbejder.

I forbindelse med oprettelse af en arbejdsplan i 16ugersplan.dk er det nu muligt, at indtaste den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid for de enkelte medarbejdere. For fuldtidsmedarbejder vil man således blot skulle indtaste 37 timer, imens man for deltids- og løsarbejdere skal indtaste det antal timer, der er aftalt i forbindelse med medarbejderens ansættelse.

Den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid indtastes for automatisk beregning af arbejdstiden i perioden


Beregning af arbejdstid
Arbejdstiden beregnes i henhold til HKs regler, som beskrevet i HKs information om reduktionsbestemmelser. Reglerne betyder kort fortalt, at arbejdstiden udgøres af den gennemsnitlige arbejdstid i de 16 uger planen spænder over, fratrukket tid for helligdage. Tiden der fratrækkes for helligdage er desuden bestemt af den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid for den pågældende ansatte.

Regnestykket ser således ud som følger:
[beregnet arbejdstid i perioden] =
16 * [gennemsnitlig ugentlig arbejdstid] - [antal helligdage i perioden] * [reduktionsfaktor]

Her er tallet [reduktionsfaktor] i henhold til reglerne defineret som

  Gennemsnitlig ugentlig arbejdstid     Reduktionsfaktor  
  37 timer   7,5
  over 30 timer   7,0
  over 25 timer   5,5
  over 20 timer   4,5
  over 10 timer   3,5

Nemmere afstemning af planen
Den beregnede arbejdstid vises i den guidede oprettelse af planen i forbindelse med indtastningen af typiske arbejdstider.
Den beregnede arbejdstid vises i forbindelse med oprettelse af planen, så det er enkelt at afstemme i forhold til de indtastede timer
Som det fremgår af skærmbilledet figurerer den beregnede arbejdstid med småt i sum-feltet under saldoen for den indtastede tid i planen. Arbejdstiden er angivet på formen [gennemsnitlig ugentlig arbejdstid] / [beregnet arbejdstid i perioden] for at muliggøre enkel sammenligning med de faktisk indtastede timer.

I eksemplet på skærmbilledet ses eks. at Erik Andersen på de dage han regelmæssigt arbejder har 33,50 timer om ugen. Dette giver 536 timer i perioden (16*33,50) ud af de 554,5 han samlet skal arbejde i perioden. Dette efterlader altså 18,50 timer (554,5-536) der skal indsættes efter generering af planen. De 18,50 timer vil blandt andet skulle indgå som weekendvagter i perioden.

Det ses endvidere at Peter Hansen har angivet 472 timer i planen ud af de 477 beregnede timer. Endeligt fremgår det, at der endnu ikke er indtastet timer for Svend Ahe, samt at der ikke er beregnet arbejdstid for ham, idet der ikke er indtastet gennemsnitlig ugentlig arbejdstid for ham.

Når der er indtastet evt. typiske arbejdstider for Svend Ahe kan planen genereres, hvorefter de resterende timer kan fordeles.

Nedenfor ses den genererede plan
Den beregnede arbejdstid vises ved udfyldelse af planen, så det er enkelt at afstemme i forhold til de indtastede timer
Det fremgår af billedet, at Erik Andersen og Peter Hansens timer er justeret i planen således, at de matcher det beregnede timeantal. Dette fremgår i sumkolonnen, hvor der er indtastet hhv. 554,50 timer og 477,00 timer der begge matcher det beregnede tal, der er synlig umiddelbart under summen af de indtastede timer.

Check af HK regler giver mere detaljeret billede
Hvis der indtastet gennemsnitlig ugentlig arbejdstid vil funktionaliteten til check af HK regler automatisk indarbejde denne information i forhold til regler om arbejdstid og reduktionsbestemmelser. Dette giver således mulighed for mere detaljeret feedback i forbindelse med check af reglerne end det tidligere har været tilfældet.

Den nye funktionalitet er synlig næste gang du opretter en plan
Funktionaliteten vedrørende automatisk beregning af arbejdstiden vil være synlig i den guidede oprettelse af arbejdsplaner, næste gang du opretter en plan. Arbejdsplaner oprettet forud for ændringen omkring automatisk beregning af arbejdstid ser fortsat ud som de plejer. Dvs. der vises ikke automatisk beregnet arbejdstid. Ligeledes kan det fortsat undlades at beregne arbejdstiden automatisk. Hvis der ikke indtastes gennemsnitlig ugentlig arbejdstid ved oprettelse af planen, bliver arbejdstiden således ikke beregnet automatisk og vil ikke fremgå af planen. Dette kan være relevant, hvis man ikke ønsker at få vist arbejdstiden, som er beregnet efter HKs regler.

Er du ikke allerede bruger på 16ugersplan.dk kan du prøve løsningen med en måneds gratis prøve periode. Vi gør det nemmere at administrere 16 ugersplaner!

fredag den 29. marts 2013

Mindre tastearbejde


Ny funktionalitet i 16ugersplan.dk gør det endnu nemmere at angive og redigere arbejdstider.

På alle skærmbilleder der involverer planlægning af arbejdstid er det nu muligt at bruge kopier, indsæt og slet på de enkelte arbejdstidsregistreringer. Det betyder, at det er nemt at kopiere arbejdstider, der går igen i planen for samme eller andre medarbejdere. Det er endda muligt med et enkelt klik, at kopiere en hel uges registreringer, hvilket bl.a. vil lette arbejdet omkring oprettelse af planer der skifter på lige/ulige uger.

Se hvor nemt det er i videoen nedenfor.



16ugersplan.dk - vi gør planlægningen nemmere for dig! Opret en gratis prøvekonto og oplev hvor nemt det er at lave arbejdsplaner.

lørdag den 23. marts 2013

Nu kan du ændre arbejdstider i flere uger på en gang - mindre indtastningsarbejde og bedre overblik


Ny funktionalitet i 16ugersplan.dk gør det enkelt at ændre arbejdstider for specifikke datoer i en plan for udvalgte medarbejdere.

Tidligere skulle alle ændringer til arbejdstider der afveg fra de generelle arbejdstider ændres på de enkelt uger i 16 ugers planen. Ved behov for mange ændringer kunne dette blive en omstændig proces, hvor det var nødvendigt at holde tungen lige i munden.

Med den nye funktion "Udrul arbejdstider" bliver det nu nemmere at angive arbejdstider på tværs af planen.

Funktionen aktiveres ved at vælge "Udrul arbejdstider", der fremgår af menuen på den enkelt ugeplan.


Ved valg af "Udrul arbejdstider" får man mulighed for at vælge hvilke ansatte der ønskes at udrulle arbejdstider for. Se screenshot nedenfor.


I eksemplet ovenfor vælges to medarbejdere som der ønskes at ændre arbejdstider for og der vælges "Gå til næste skridt" for at fortsætte. 

På næste billede i guiden er der mulighed for at angive arbejdstider for de valgte medarbejdere. De enkelte dage vil være forudfyldt med arbejdstiderne der var gældende i ugen, hvor "Udrul arbejdstider" valgtes. 


Nu vælges en eller flere dage som der ønskes ændret arbejdstider for. I eksemplet ovenfor er fredag og lørdag valgt. Dage der ikke er valgt vises gråtonede. I eksemplet ovenfor ønsker vi altså at udrulle arbejdstider for et antal fredage og lørdage.

Det sidste skridt i guiden giver mulighed for at vælge datoer, hvor de netop ændrede arbejdstider ønskes at slå igennem.


Det er muligt at vælge forskellige mønstre for udrulningen. Hvis der vælges "samme arbejdsplan hver uge" vil de angivne arbejdstider blive udrullet på alle fredag og lørdage i henhold til det tidligere valg af dage. Det er imidlertid også muligt at vælge "samme arbejdsplan hver 2. uge" for at udrulle på lige/ulige uger, eller "samme arbejdsplan hver 4. uge" for enkelt at udrulle ved 4-ugers skift. 

I eksemplet ovenfor er valgt "samme arbejdsplan hver 2. uge", hvorfor der kun udrulles til hver anden uge. Det er imidlertid muligt at tilføje/fjerne datoer ved at klikke i kalenderen for at give optimal fleksibilitet i forhold til at udrulle arbejdstiderne.

Kommenter eller mail endelig hvis den nye funktionalitet giver anledning til spørgsmål, eller hvis I har input til hvordan det endnu bedre kunne understøtte jeres hverdag.