Så nemt håndteres helligdage i en arbejdplan på 16ugersplan.dk

Flere nye brugere har spurgt os hvordan helligdage indtastes på 16ugersplan.dk, så det vises rigtigt.

Svaret er ganske enkelt:
Du skal blot anføre arbejdstid for medarbejderen hvis han er på arbejde. Dette uafhængigt af om der er tale om en helligdag eller ej.

Der er altså ikke forskel på om du angiver arbejdstid på en almindelig dag eller en helligdag - hvis den ansatte skal arbejde den pågældende dag skal arbejdstiden anføres, alternativt efterlades dagen tom for medarbejderen. 16ugersplan.dk holder styr på om de enkelte dage er helligdage og beregner en forventet arbejdstid for perioden ud fra medarbejderens normtid. Dette gør det nemt at afstemme timerne for den enkelte medarbejder.

For flere detaljer om hvordan 16ugersplan.dk gør det nemt at afstemme timerne for den enkelte medarbejder kan du evt. læse mere her om automatisk beregning af arbejdstid.

Vises din arbejdsplan ikke på din iPhone/iPad efter opgradering til iOS7? - Find løsningen her

Nogle af vores brugere har oplevet at arbejdsplanen forsvandt fra kalenderen på  iPhone/iPad efter opgradering til iOS7. Se løsningen her.

Efter en del research og test har vi fundet en løsning på problemet med at arbejdsplanen ikke vises i kalenderen som tidligere. Der er tilsyneladende tale om et problem i iOS 7's håndtering af kalendere efter opgradering. iOS 7 får fejlagtigt markeret adressen til kalenderen med en sikkerhedsprotokollen SSL. Ved at fjerne denne markering kan kalenderen tilgås igen.

Løsning
På din iOS enhed går du under:
Indstillinger > E-mail, kontakter, kalendere > Abonnementskalendere > Vælg kalender for 16ugersplan.dk

På siden med indstillinger for kalenderen er der et felt der hedder "Brug SSL". Denne skal være slået fra.

Når markeringen er fjernet kan du gå tilbage til kalenderen, hvor kalenderdata fra arbejdsplanen nu skulle være synlige (enhenden opdaterer automatisk efter lidt tid).

God fornøjelse med 16 ugers planerne!

Se arbejdsplanen på eksempelvis iPad, Outlook, iPhone og andre smartphones

Med den seneste opdatering af 16ugersplan.dk er det muligt, at se 16 ugers arbejdsplanerne i kalenderen på eks. iPad, Outlook, iPhone og andre smartphones. Så er medarbejderne altid opdaterede med de seneste arbejdstider i deres egen kalender. Det er også muligt, at se planer for samtlige ansatte i kalenderen, hvilket specielt er relevant for administratoren.

16 ugers plan på iPhone

Arbejdstidskalender på smartphone
Kalenderintegrationen fungerer ved, at man blot klikker på et af de kalender links der nu sendes med under funktionaliteten "Mail 16 uger" på den enkelte plan.

Abboner på kalender ved at klikke på  link

Medarbejderen klikker blot på kalenderlinket med egne arbejdstider og vælger at abbonere på kalenderen. Herefter er arbejdstiderne synlige som vist i billedet "16 ugers plan på iPhone".

Arbejdstidskalender i Outlook
Kalenderintegration i Outlook er også enkel. Her skal man dog kopiere linket og oprette en "Internet kalender" under Funktioner->Kontoindstillinger som vist nedenfor

Abboner på kalender ved at indsætte link i ny "Internet Kalender" i Outlook

Herefter vises kalenderen som en separat kalender i oversigten der kan slås til eller fra. Arbejdstiderne kan vises ved siden af de andre indgange man måtte have i sin kalender eller som en separat kalender.

Samlet kalender vises og kan enkelt vælges til/fra.

Afsendelse af kalenderlinks

Links til kalenderintegrationen findes under funktionaliteten "Mail 16 uger" på den enkelt plan.

Udsendelse af kalenderlinks er mulig ved at vælge "Mail 16 uger"

Automatisk beregning af medarbejdernes arbejdstid gør det nemmere at afstemme din arbejdsplan

Det er nu muligt at lade 16ugersplan.dk beregne arbejdstiden automatisk for de enkelte medarbejdere. Den beregnede arbejdstid bliver vist ved oprettelse af planen, samt ved visning og redigering af planen. Det gør det enkelt at se om der er planlagt med det rigtige antal timer for den enkelte medarbejder.

I forbindelse med oprettelse af en arbejdsplan i 16ugersplan.dk er det nu muligt, at indtaste den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid for de enkelte medarbejdere. For fuldtidsmedarbejder vil man således blot skulle indtaste 37 timer, imens man for deltids- og løsarbejdere skal indtaste det antal timer, der er aftalt i forbindelse med medarbejderens ansættelse.

Den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid indtastes for automatisk beregning af arbejdstiden i perioden

Beregning af arbejdstid
Arbejdstiden beregnes i henhold til HKs regler, som beskrevet i HKs information om reduktionsbestemmelser. Reglerne betyder kort fortalt, at arbejdstiden udgøres af den gennemsnitlige arbejdstid i de 16 uger planen spænder over, fratrukket tid for helligdage. Tiden der fratrækkes for helligdage er desuden bestemt af den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid for den pågældende ansatte.

Regnestykket ser således ud som følger:
[beregnet arbejdstid i perioden] =
16 * [gennemsnitlig ugentlig arbejdstid] - [antal helligdage i perioden] * [reduktionsfaktor]

Her er tallet [reduktionsfaktor] i henhold til reglerne defineret som

Gennemsnitlig ugentlig arbejdstid	Reduktionsfaktor
37 timer	7,5
over 30 timer	7,0
over 25 timer	5,5
over 20 timer	4,5
over 10 timer	3,5

Nemmere afstemning af planen

Den beregnede arbejdstid vises i den guidede oprettelse af planen i forbindelse med indtastningen af typiske arbejdstider.

Den beregnede arbejdstid vises i forbindelse med oprettelse af planen, så det er enkelt at afstemme i forhold til de indtastede timer

Som det fremgår af skærmbilledet figurerer den beregnede arbejdstid med småt i sum-feltet under saldoen for den indtastede tid i planen. Arbejdstiden er angivet på formen [gennemsnitlig ugentlig arbejdstid] / [beregnet arbejdstid i perioden] for at muliggøre enkel sammenligning med de faktisk indtastede timer.

I eksemplet på skærmbilledet ses eks. at Erik Andersen på de dage han regelmæssigt arbejder har 33,50 timer om ugen. Dette giver 536 timer i perioden (16*33,50) ud af de 554,5 han samlet skal arbejde i perioden. Dette efterlader altså 18,50 timer (554,5-536) der skal indsættes efter generering af planen. De 18,50 timer vil blandt andet skulle indgå som weekendvagter i perioden.

Det ses endvidere at Peter Hansen har angivet 472 timer i planen ud af de 477 beregnede timer. Endeligt fremgår det, at der endnu ikke er indtastet timer for Svend Ahe, samt at der ikke er beregnet arbejdstid for ham, idet der ikke er indtastet gennemsnitlig ugentlig arbejdstid for ham.

Når der er indtastet evt. typiske arbejdstider for Svend Ahe kan planen genereres, hvorefter de resterende timer kan fordeles.

Nedenfor ses den genererede plan

Den beregnede arbejdstid vises ved udfyldelse af planen, så det er enkelt at afstemme i forhold til de indtastede timer

Det fremgår af billedet, at Erik Andersen og Peter Hansens timer er justeret i planen således, at de matcher det beregnede timeantal. Dette fremgår i sumkolonnen, hvor der er indtastet hhv. 554,50 timer og 477,00 timer der begge matcher det beregnede tal, der er synlig umiddelbart under summen af de indtastede timer.

Check af HK regler giver mere detaljeret billede

Hvis der indtastet gennemsnitlig ugentlig arbejdstid vil funktionaliteten til check af HK regler automatisk indarbejde denne information i forhold til regler om arbejdstid og reduktionsbestemmelser. Dette giver således mulighed for mere detaljeret feedback i forbindelse med check af reglerne end det tidligere har været tilfældet.

Den nye funktionalitet er synlig næste gang du opretter en plan

Funktionaliteten vedrørende automatisk beregning af arbejdstiden vil være synlig i den guidede oprettelse af arbejdsplaner, næste gang du opretter en plan. Arbejdsplaner oprettet forud for ændringen omkring automatisk beregning af arbejdstid ser fortsat ud som de plejer. Dvs. der vises ikke automatisk beregnet arbejdstid. Ligeledes kan det fortsat undlades at beregne arbejdstiden automatisk. Hvis der ikke indtastes gennemsnitlig ugentlig arbejdstid ved oprettelse af planen, bliver arbejdstiden således ikke beregnet automatisk og vil ikke fremgå af planen. Dette kan være relevant, hvis man ikke ønsker at få vist arbejdstiden, som er beregnet efter HKs regler.

Er du ikke allerede bruger på 16ugersplan.dk kan du prøve løsningen med en måneds gratis prøve periode. Vi gør det nemmere at administrere 16 ugersplaner!

Mindre tastearbejde

Ny funktionalitet i 16ugersplan.dk gør det endnu nemmere at angive og redigere arbejdstider.

På alle skærmbilleder der involverer planlægning af arbejdstid er det nu muligt at bruge kopier, indsæt og slet på de enkelte arbejdstidsregistreringer. Det betyder, at det er nemt at kopiere arbejdstider, der går igen i planen for samme eller andre medarbejdere. Det er endda muligt med et enkelt klik, at kopiere en hel uges registreringer, hvilket bl.a. vil lette arbejdet omkring oprettelse af planer der skifter på lige/ulige uger.

Se hvor nemt det er i videoen nedenfor.

16ugersplan.dk - vi gør planlægningen nemmere for dig! Opret en gratis prøvekonto og oplev hvor nemt det er at lave arbejdsplaner.

Nu kan du ændre arbejdstider i flere uger på en gang - mindre indtastningsarbejde og bedre overblik

Ny funktionalitet i 16ugersplan.dk gør det enkelt at ændre arbejdstider for specifikke datoer i en plan for udvalgte medarbejdere.

Tidligere skulle alle ændringer til arbejdstider der afveg fra de generelle arbejdstider ændres på de enkelt uger i 16 ugers planen. Ved behov for mange ændringer kunne dette blive en omstændig proces, hvor det var nødvendigt at holde tungen lige i munden.

Med den nye funktion "Udrul arbejdstider" bliver det nu nemmere at angive arbejdstider på tværs af planen.

Funktionen aktiveres ved at vælge "Udrul arbejdstider", der fremgår af menuen på den enkelt ugeplan.

Ved valg af "Udrul arbejdstider" får man mulighed for at vælge hvilke ansatte der ønskes at udrulle arbejdstider for. Se screenshot nedenfor.

I eksemplet ovenfor vælges to medarbejdere som der ønskes at ændre arbejdstider for og der vælges "Gå til næste skridt" for at fortsætte. 

På næste billede i guiden er der mulighed for at angive arbejdstider for de valgte medarbejdere. De enkelte dage vil være forudfyldt med arbejdstiderne der var gældende i ugen, hvor "Udrul arbejdstider" valgtes. 

Nu vælges en eller flere dage som der ønskes ændret arbejdstider for. I eksemplet ovenfor er fredag og lørdag valgt. Dage der ikke er valgt vises gråtonede. I eksemplet ovenfor ønsker vi altså at udrulle arbejdstider for et antal fredage og lørdage.

Det sidste skridt i guiden giver mulighed for at vælge datoer, hvor de netop ændrede arbejdstider ønskes at slå igennem.

Det er muligt at vælge forskellige mønstre for udrulningen. Hvis der vælges "samme arbejdsplan hver uge" vil de angivne arbejdstider blive udrullet på alle fredag og lørdage i henhold til det tidligere valg af dage. Det er imidlertid også muligt at vælge "samme arbejdsplan hver 2. uge" for at udrulle på lige/ulige uger, eller "samme arbejdsplan hver 4. uge" for enkelt at udrulle ved 4-ugers skift. 

I eksemplet ovenfor er valgt "samme arbejdsplan hver 2. uge", hvorfor der kun udrulles til hver anden uge. Det er imidlertid muligt at tilføje/fjerne datoer ved at klikke i kalenderen for at give optimal fleksibilitet i forhold til at udrulle arbejdstiderne.

Kommenter eller mail endelig hvis den nye funktionalitet giver anledning til spørgsmål, eller hvis I har input til hvordan det endnu bedre kunne understøtte jeres hverdag.

Få bedre overblik over arbejdsplanen med det nye overbliksbillede

På 16ugersplan.dk er vi committed til at gøre det nemmere at arbejde med arbejdsplaner. Med en ny funktion har vi fokuseret på hvordan overblik og justeringen af den enkelte ugeplan kan optimeres. Resultatet er det nye overbliksbillede som vist nedenfor. Det er enkelt, at få et hurtigt overblik over hvor mange der er på arbejde på et givent tidspunkt og det er endda muligt, at at justere arbejdstiderne i oversigten. Login og prøv hvor nemt det er at få overblik i din egen arbejdsplan. Hvis du ikke allerede har et login kan du gratis prøve løsningen i 30 dage ved at oprette dig som ny bruger her.

Sådan fungerer overbliksbilledet

Arbejdstiderne i planen vises som blå søjler i overbliksbilledet. Hver af søjlerne svarer til en persons arbejdstid den pågældende dag. Længst til venstre kan start og slut tidspunkt for arbejdstiden aflæses ved at følge den vandrette linje for henholdsvis start og slut på søjlen. Samme princip gælder for åbningstider, der er angivet med grøn baggrund i grafikken. 

Det er kun tidspunkter hvor der sker noget vigtigt der vises i overbliksbilledet. Det vil sige tidspunkter, hvor en medarbejder kommer eller går - eller tidspunkter hvor butikken åbner eller lukker. På denne vis vil grafikken tilpasse sig og være så enkel som mulig i forhold til den indtastede plan.

Overbliksbilledet gør det nemt at se om der er "huller" i planen - hvor der er for få eller slet ingen på arbejde inden for åbningstiden. Kigger vi eksempelvis på mandag i billedet ovenfor ses det hurtigt, at der kun er 3 på arbejde i tidsrummet 17:00-18:00, imens der er 4 på arbejde resten af dagen. Det fremgår endvidere, at de tre af medarbejderne arbejder fra 09:30-18:15, en medarbejder arbejder fra 08:30-17:00 og endeligt at to medarbejdere ikke er på arbejde den pågældende dag (repræsenteret ved de grå firkanter ud for 08:30 mandag). 

Redigering og farvekoder i overbliksbilledet

Det er nemt at lave enkle justeringer i overbliksbilledet. I hver ende af de farvede søjler findes et "håndtag" i en mørkere nuance end resten af søjlen. Ved at klikke på håndtaget og trække med musen er det muligt, at justere tidspunkter for hvornår en medarbejder kommer og går. I eksemplet nedenfor er tiden netop justeret fra 16:45 til 17:00 vha. musen. Dette udløser en samtidig ændring af den indtastede arbejdstid i planen.

For at det er muligt at skelne imellem de forskellige typer i planen har de hver i sær en farvekode. Nedenfor vises eksempler på planlægning af arbejdstid (blå), feriefri(orange) og skole(lilla).

Gør overbliksbilledet det nemmere for dig at håndtere arbejdsplanerne?

Skriv en besked nedenfor, eller send en mail, hvis overbliksbilledet hjælper dig - eller hvis du har en ide til hvordan det kunne blive bedre. Vi arbejder hele tiden på at gøre det endnu nemmere at håndtere arbejdsplanen, så dit input er værdsat.